Datenschutzerklärung
Helfmann-Portal · Stand: 16. September 2026
1. Verantwortlicher
Fabio Palmiero, Helfmann Umzüge
Mastholter Str. 19, 33449 Langenberg, Deutschland
Telefon: 0176 80204766
E-Mail: info@umzug-helfmann.de
Diese Hinweise gelten für das Helfmann-Portal einschließlich Registrierung, Partner- und Owner-Bereich, Auftragsdateien und Support-Chat. Sie gelten nicht für andere Websites, die über Links erreichbar sind.
2. Bereitstellung und Sicherheit
Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite, Browser- und Geräteinformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen. Wir benötigen sie, um das Portal bereitzustellen, Fehler zu beheben und unberechtigte Zugriffe zu verhindern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb des Portals.
3. Hosting und Dienstleister
Das Portal wird über OpenAI Sites bereitgestellt. OpenAI verarbeitet Portal- und Endnutzerdaten für Hosting, Wartung und technischen Support. Nach den veröffentlichten Sites-Bedingungen ist für im EWR oder der Schweiz ansässige Hostingkunden OpenAI Ireland Ltd. vorgesehen, ansonsten OpenAI OpCo LLC. Die technische Infrastruktur verwendet Cloudflare Workers, die Datenbank Cloudflare D1 sowie Cloudflare R2 für hochgeladene Dateien. Kontodaten, Auftragsinformationen und Chatnachrichten werden in dieser Infrastruktur gespeichert.
Eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ist möglich; für dieses Portal besteht keine Zusage einer ausschließlichen Speicherung in der EU. Der veröffentlichte Sites-Datenschutzvertrag beschreibt für entsprechende Übermittlungen Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss. Einzelheiten: Sites Data Processing Addendum · Unterauftragnehmer.
4. Registrierung, Login und Verwaltung
Bei der Registrierung verarbeiten wir Firmenname, Ansprechpartner, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und ein nicht im Klartext gespeichertes Passwort. Ergänzte Unternehmensdaten, Leistungen, Teamgröße, Fahrzeuge, Unternehmensstandort und Spracheinstellungen werden ebenfalls gespeichert. Der Owner prüft Registrierungen und verwaltet Freigaben und Zugänge. Für eigene Vertragspartner erfolgt die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung der Zusammenarbeit nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Ansprechpartner eines Unternehmens nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres Interesses an der geschäftlichen Kommunikation und Organisation. Ein Passwort ist nicht aus der Datenbank auslesbar. Die Owner-Wiederherstellung verwendet einmalige, 30 Minuten gültige Links; Änderungen widerrufen bisherige Owner-Sitzungen.
5. Aufträge und hochgeladene Dateien
Wir verarbeiten Kundenname, Preis, Auftragsnummer, Einsatzort, zugeteilten Subunternehmer, Bearbeitungsstatus sowie hochgeladene PDF- und Bilddateien. Angaben zu Kunden stammen von Helfmann bzw. den für den Auftrag bereitgestellten Unterlagen. Freigegebene Subunternehmer können verfügbare offene Aufträge und die zugehörigen Dateien einsehen. Nach einer Zuteilung oder Annahme haben nur der betreffende Subunternehmer und der Owner Zugriff über das Portal. Bitte laden Sie nur die für den Auftrag erforderlichen Angaben hoch; insbesondere keine unnötigen Ausweis-, Gesundheits- oder Zahlungsdaten. Zweck ist die Organisation und Durchführung der Umzugsleistungen. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Leistung gegenüber dem Kunden und die Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die notwendige Koordination. Angaben sind erforderlich, soweit ohne sie der Auftrag nicht angeboten oder durchgeführt werden kann.
6. Texterkennung und Entfernung
Die Texterkennung aus PDF- und Bilddateien erfolgt lokal in Ihrem Browser. Dafür wird das Dokument nicht an einen externen OCR- oder KI-Dienst versendet. Erkannte Angaben werden als überprüfbare Vorschläge angezeigt und erst nach Bestätigung zusammen mit der Datei im Portal gespeichert. Erkennungsfehler sind möglich. Für die Zuordnung von PLZ und Ort verwenden wir lokal bereitgestellte GeoNames-Ortsdaten; Ihre Ortsangabe wird dafür nicht an GeoNames übermittelt. Entfernungen sind näherungsweise Luftlinien zwischen Ortskoordinaten, keine Straßenkilometer. Die Sprachmodelle der Texterkennung können als technische Dateien im Browser zwischengespeichert werden; dabei werden keine Auftragsdokumente im Modell gespeichert.
Ortsdaten: GeoNames, CC BY 4.0 · Bearbeitungs- und Quellenhinweis.
7. Support-Chat und Telefon
Supportnachrichten werden mit dem jeweiligen Subunternehmerkonto, Absender, Inhalt, Zeit und Lesestatus gespeichert. Ausschließlich der betreffende Subunternehmer und der Owner können den Chat über das Portal sehen. Neue Nachrichten erscheinen beim Owner. Der Verlauf bleibt gespeichert, bis ein Gesprächsteilnehmer ihn über „Chat löschen“ und die anschließende Bestätigung löscht. Die Löschung entfernt den gemeinsamen Verlauf aus der Portaldatenbank. Zur Bearbeitung von Anliegen dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei Unternehmensvertretern Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Anrufbutton öffnet die Telefonfunktion Ihres Geräts; das Portal zeichnet keine Anrufe auf.
8. E-Mails
Der Owner erhält Servicehinweise zu angenommenen Aufträgen. Links zur Wiederherstellung oder Änderung des Owner-Zugangs werden auf Anforderung an die hinterlegte bzw. neu zu bestätigende Adresse geschickt. Dies unterstützt die Zusammenarbeit und die Sicherheit des Zugangs nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Subunternehmer erhalten Hinweise zu neuen verfügbaren Aufträgen im Umkreis von 200 km nur nach Aktivierung der entsprechenden Einstellung. Dafür verwenden wir E-Mail-Adresse und Unternehmensstandort auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können diese Einstellung jederzeit deaktivieren; der Widerruf gilt für zukünftige Hinweise.
Für den Versand verwenden wir Resend, einen Dienst von Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Verarbeitet werden Empfängeradresse, Nachrichteninhalt und Zustellinformationen. Resend speichert Daten in den USA. Bis zur Aktivierung des Versanddienstes können Auftragsmitteilungen vorgemerkt werden. Die veröffentlichten Transferbedingungen einschließlich EU-Standardvertragsklauseln finden Sie im Resend DPA · Resend-Datenschutz.
9. Cookies und lokale Einstellungen
Der Sitzungscookie „helfmann_session“ ermöglicht die Anmeldung und ist sieben Tage gültig. Er ist nicht durch JavaScript auslesbar. Die Sprache speichern wir im Cookie „helfmann_language“ für ein Jahr sowie als lokale Browsereinstellung „helfmann-language“. Diese Funktionen werden von Ihnen durch Anmeldung bzw. Sprachauswahl angefordert und sind dafür erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Verarbeitung der zugehörigen Daten dient der angeforderten Nutzung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Die Hostinginfrastruktur kann technisch notwendige Sicherheits- und Routinginformationen verarbeiten. Wir verwenden im Portal keine Analyse- oder Werbetracker. Browserseitig können Sie Cookies und lokale Einstellungen löschen; anschließend ist möglicherweise eine erneute Anmeldung nötig.
10. Speicherdauer
Kontodaten, Auftragsinformationen und Dateien werden so lange verarbeitet, wie sie für die Zusammenarbeit, die Durchführung und Nachbearbeitung von Aufträgen sowie die Klärung von Ansprüchen erforderlich sind. Entfällt der Zweck, werden sie gelöscht oder ihre Verarbeitung eingeschränkt, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Chatverläufe können von einem der beiden Teilnehmer im Chatfenster dauerhaft gelöscht werden. Sitzungen laufen nach sieben Tagen aus; Wiederherstellungslinks nach 30 Minuten. Technische Protokolle, Versandinformationen und Sicherungskopien unterliegen den Betriebs- und Löschabläufen der jeweils eingesetzten Dienstleister. Eine Löschung aus der aktiven Datenbank bedeutet keine sofortige Entfernung aus jeder technischen Sicherungskopie.
11. Ihre Rechte
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Bei Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO); gegen Direktwerbung können Sie jederzeit widersprechen. Wenden Sie sich hierzu an die oben angegebene E-Mail-Adresse. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung statt. Die Zuordnung von E-Mail-Hinweisen nach Entfernung verändert Ihren Zugang zu verfügbaren Aufträgen nicht.
Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für private Unternehmen in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen: LDI Nordrhein-Westfalen.